Sarbacane 3, logiciel emailing professionnel
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Manuel


Le manuel d'utilisation du logiciel Sarbacane 3 est disponible au format PDF (nécessite Acrobat Reader).
  Télécharger le manuel de Sarbacane 3 au format PDF

Ci-dessous se trouve une version HTML du manuel de Sarbacane 3 :

  • Présentation
  • Menu Sarbacane
  • Les onglets
  • Personnalisation
  • Le Suivi Comportemental avec Sarbacane 3
  • Le Service de Routage Professionnel (SRP)
  • E-mail marketing : principes de base
  • Les étapes d'une campagne réussie
  • E-mail et législation


    Présentation






    Bienvenue dans l'aide en ligne de Sarbacane 3, le logiciel e-mailing le plus complet et le plus abouti.
    Cette aide a pour but de vous accompagner méthodologiquement dans l'utilisation de Sarbacane 3.

    Dans une interface étudiée pour répondre aux applications bureautiques actuelles, ce logiciel a été conçu pour être le plus intuitif et le plus agréable possible.
    De la gestion de fichiers de contacts au routage professionnel avec tracking, en passant par la conception et la personnalisation complète du message, ses fonctionnalités vous permettront d'être plus autonome et plus efficace dans vos opérations e-marketing.

    Nous vous souhaitons une agréable découverte.

    Spécifications


    Autour du fichier destinataires
    - Importation des formats classiques de bases de données (Access, Excel, dbase, SQL/MySQL, texte...) ainsi que des carnets d'adresses Windows et Outlook
    - Edition, modification, suppression et alimentation possibles des données directement dans l'application
    - Outil de gestion des contacts (type CRM) pour catégoriser, qualifier et exploiter les fichiers
    - Fonction avancée de recherche
    - Mode fiche pour un aperçu et une saisie des données du fichier destinataire par destinataire
    - Calcul de la civilité des destinataires à partir de leurs prénoms
    - Possibilité d'indexation et de marquage des données sur les domaines Internet ou la civilité
    - Fonctions de dédoublonnage, d'identification des adresses invalides ou filtrées
    - Filtrage sur une ou plusieurs blacklist(s) d'adresses e-mail ou de domaines
    - Gestion et filtrage des adresses en erreur type "NPAI"

    Autour du message
    - Editeur graphique WYSIWYG (What you see is what you get) pour une construction aisée de messages au format html
    - Intégration possible d'images, javascripts, animations, sons dans le corps même du message (non affiché en pièces jointes)
    - Gestion et aperçu des pièces jointes à ajouter aux messages
    - Correcteur d'orthographe et outil de conversion d'un message html en mode texte
    - Importation d'un fichier html ou d'une page web
    - Personnalisation possible du message et de l'en-tête à partir des champs de la base de données destinataires
    - Informations de l'en-tête du message paramétrables (expéditeur, destinataire, objet, priorité, accusé, message-id, jeu de caractères...)
    - Visualisation et vérification des liens hypertexte contenus dans le message
    - Possibilité de définir une adresse pour les retours
    - Affichage du poids du message en cours de préparation
    - Gestionnaire de contenus textuels pouvant être affichés selon des critères définis

    Autour de l'envoi
    - Paramétrages de l'envoi (serveur SMTP, cadence, ...)
    - Editeur de pieds de page
    - Fonction de test avant envoi
    - Check-list de toutes les étapes de préparation avant envoi
    - Détermination de la "spammicité" du message composé (échelle sur laquelle s'appuie un filtre antispam pour définir si un e-mail est un spam ou non)
    - Possibilité d'envoyer les messages par lot (plusieurs messages identiques envoyés simultanément au serveur)
    - Gestion de l'envoi en mode multi-part (formats texte et html) avec utilisation automatique de l'un ou de l'autre format selon le client de messagerie du destinataire
    - Pauses paramétrables en durée après un nombre fixé d'envois
    - Possibilité de suspendre ou d'interrompre l'expédition puis de le reprendre à froid
    - Service de Routage Professionnel (en option) pour un envoi rapide et efficace des campagnes

    Autour du Suivi Comportemental
    - Définition des liens à surveiller et du lien dédié au désabonnement
    - Gestion automatisée des désabonnements
    - Rapports précis et personnalisés des ouvertures, clics et désabonnements des destinataires de la campagne
    - Fonctions de segmentation selon critères : indexation, marquage et exportation de la base des destinataires
    - GeoTracking des destinataires (localisation sur carte de France et traitements avancés de ciblage)
    - Interprétation graphique des résultats de suivi
    - Tableaux et graphiques imprimables ou exploitables dans d'autres mises en page


    Configuration requise


    - Compatible PC
    - Système d'exploitation Windows 98, NT, Me, 2000, XP ou Vista
    - Navigateur Internet Explorer 5.0 ou supérieur
    - Mémoire vive : minimum 512 Mo, recommandé 1024 Mo (+ mémoire disponible : environ le double de la taille des objets de la campagne)
    - Espace disque requis : 25 Mo pour l'application
    - Connexion à Internet (via modem, ADSL, LAN ou RNIS)
    - Lecteur CD-ROM pour l'installation


    Menu Sarbacane


    Création et gestion des campagnes


    Créer une nouvelle campagne
    Pour créer une nouvelle campagne, cliquez sur Nouvelle... dans le menu Sarbacane. Un dialogue vous propose alors deux options. Vous pouvez :
    - soit créer une campagne vide de tout message, liste de destinataires, pièces jointes...
    - soit créer une campagne à partir d'une existante : dans ce cas la nouvelle campagne reprend tous les éléments de la campagne de référence (message, en-tête, destinataires, paramètres d'envoi...).

    Ouvrir une campagne existante
    Avec Sarbacane 3, vos campagnes sont organisées sous forme de dossiers aux noms de celles-ci. Par campagne on entend le contenu du message envoyé, la base de destinataires, la date et l'heure d'envoi, etc. Il vous est possible à tout moment de consulter une ancienne campagne, ainsi que ses résultats de suivi dans le cas ou vous avez souscrit une formule comprenant l'accès au service de Suivi Comportemental.
    Pour ouvrir une campagne existante, cliquez dans le menu Sarbacane > Ouvrir... puis choisissez dans la boîte de dialogue la campagne de votre choix.

    NB : Utilisez des noms de campagnes vous permettant de les retrouver facilement. Ainsi, si vous réalisez de nombreuses campagnes, vous ne perdrez pas de temps à retrouver celle qui vous intéresse.

    Remarque : lorsque que vous lancez Sarbacane 3, le projet qui s'ouvre par défaut est celui qui était affiché lors de la fermeture du logiciel. Pour ouvrir un projet existant, cliquez sur Ouvrir dans le menu Sarbacane, sélectionnez l'emplacement du projet puis validez.

    Pour importer une campagne créée avec une version antérieure (Sarbacane 1 ou 2), cliquez sur Importer un projet Sarbacane 1... ou Importer un projet Sarbacane 2... dans le menu Sarbacane. Votre ancien projet sera intégré à votre choix à une nouvelle campagne Sarbacane 3 ou à celle en cours.

    Archiver une campagne
    Si vous créez de nombreuses campagnes, l'archivage s'avère très utile pour réorganiser proprement vos projets et accéder plus rapidement aux plus récents, tout en économisant de l'espace disque (l'archivage permet de compresser vos campagnes et donc de diminuer leur poids).

    NB : Pour ouvrir une campagne archivée, cliquez sur Ouvrir dans le menu Sarbacane puis sélectionnez Que les archives dans le champ Filtres de la fenêtre.

    Supprimer une campagne
    Pour détruire une campagne ou une archive, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue prévue à cet effet dans le menu Sarbacane. Choisissez la campagne que vous souhaitez supprimer définitivement, puis cliquez sur le bouton Détruire.




    Options du logiciel


    Le menu Options vous donne accès aux paramétrages de votre logiciel.
    Outre les réglages d'affichage et Internet, c'est également à cet endroit que vous pouvez gérer les options avancées liées à vos campagnes (dossiers dédiés, archivage automatique, téléchargement des résultats de suivi et des NPAI).

    Affichage
    Vous pouvez notamment changer l'ordre des onglets Destinataires et Message à votre guise, et régler le temps d'affichage des informations s'affichant au survol d'un bouton ou d'un onglet.
    Le bouton Retour à la ligne pour le source HTML vous permet de visualiser tout le code HTML de votre message sur la largeur de la fenêtre du logiciel, sans avoir besoin de barre de défilement pour afficher les longues lignes par exemeple.

    Envois
    Cocher la case Envoyer les emails par lot si possible vous permet de réaliser des envois plus rapides lorsque votre campagne n'est pas personnalisée avec les données de vos destinataires (ni dans l'entête, ni dans le contenu du message...). Sarbacane 3 détectera si vos messages possèdent ou non des chanmps de personnalisation et adaptera l'envoi en conséquence (envoi par groupe de messages non personnalisés ou un par un lors d'une personnalisation).
    Cocher la case Utiliser un journal d'envoi par campagne revient à enregistrer et à historiser dans un fichier Journal les sessions d'envoi réalisées dans Sarbacane 3. Ce fichier est accessible dans chaque dossier de campagne ayant été envoyée au moins une fois en session de test ou d'envoi définitif (par défaut dans : Mes documents\Sarbacane3\Campaigns).

    Serveur proxy
    Cette rubrique vous donne accès au paramétrage d'un éventuel serveur proxy à utiliser.
    De même, si vous devez renseigner un compte et un mot de passe pour vous connecter au serveur, c'est ici que vous pouvez vous authentifier.

    Tests de connexions
    Cette fonction teste votre connexion Internet, indispensable pour réaliser l'envoi de vos campagnes.

    Dossiers
    Ce menu vous permet de renseigner les chemins d'accès des différents dossiers utilisés par Sarbacane 3 lors de la création, la gestion et l'envoi de vos campagnes.
    Ils sont par défaut enregistrés dans Mes documents\Sarbacane 3\ mais peuvent être changés d'emplacement.

    Orthographe
    Dans cette section, vous avez accès à toutes les règles de correction d'orthographe, le dictionnaire de langues à utiliser et votre dictionnaire personnel, que vous pouvez éditer et gérer avec vos propres règles et mots.

    Archivage automatique
    Cette fonction est utile à deux niveaux. Elle permet :
    - de réduire l'espace occupé par vos anciennes campagnes sur votre disque et de ne pas encombrer votre sarbacane si le nombre total de campagnes est très grand,
    - de créer une sauvegarde de vos listes noires, afin de pouvoir les récupérer en cas de perte ou de suppression (volontaire ou non).

    Mises à jour de campagnes
    Cette option permet d'indiquer à Sarbacane 3 quelles sont les campagnes à mettre à jour à chaque lancement du logiciel.
    En effet, lorsque Sarbacane 3 démarre, l'application réalise des traitements de mises à jour de vos campagnes comme le téléchargement des résultats de Suivi Comportemental, des NPAI...




    Assistance textuelle


    Une aide contextuelle est disponible dans certaines parties du logiciel. Celle-ci a pour but de vous guider ou de détailler certaines fonctions du logiciel.
    Pour l'afficher ou la cacher, cliquez sur Activer / Désactiver l'assistance.

    Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question ou si l'assistance contextuelle n'est pas assez précise, n'hésitez pas à chercher les informations désirées dans l'aide en ligne ou le manuel d'utilisation de Sarbacane 3.
    Vous pouvez également consulter les F.A.Q. (questions les plus fréquemment posées) sur le site Internet du logiciel http://www.goto.fr/sarbacane




    Compte Sarbacane


    Suite à l'acquisition du logiciel, nous vous conseillons d'enregistrer votre clé d'enregistrement de licence puis de créer votre compte Sarbacane sur le site Sarbacane. Le compte Sarbacane est un espace privé vous permettant d'accéder à la gestion de votre formule d'abonnement, vos options souscrites, vos données personnelles...

    Si vous ne l'avez pas déjà fait, nous vous prions de bien vouloir activer votre compte. Pour cela, cliquez sur Mon compte Sarbacane dans le logiciel ou munissez-vous de votre licence Sarbacane 3 (il s'agit de la clé d'activation de 16 caractères qui vous a été fournie lors de votre achat) puis rendez-vous sur le site du logiciel à l'adresse http://www.goto.fr/sarbacane/admin/
    Laissez-vous ensuite guider.




    Les onglets


    Sarbacane 3 est conçu pour vous permettre de réaliser toutes vos campagnes e-marketing en étapes successives logiques.

    A chacune de ces étapes correspond un onglet spécifique à gauche de votre écran et il vous suffit de parcourir chacun de ces onglets pour définir votre campagne : Destinataires, Message, Filtres, Envoi et Résultats.


    L'onglet Destinataires permet de charger un fichier ou d'importer une base de données (de type Access, Excel, Html, dBase, etc.) contenant les destinataires et l'ensemble des données de personnalisation de votre e-mailing.


    L'onglet Message est destiné à définir le contenu et l'entête de votre message aux formats texte et/ou Html, gérer les objets embarqués, ajouter une pièce jointe, etc.


    L'onglet Filtres rassemble les listes d'adresses à exclure de vos envois : listes noires d'e-mails ou de domaines, et listes de NPAI (N'habite Pas à l'Adresse Indiquée).


    L'onglet Envoi permet de paramétrer les critères d'expédition, de pré-tester et envoyer la campagne, et d'en suivre l'expédition. Une check-list avant envoi permet de contrôler que tout est en ordre.


    L'onglet Résultats permet d'accéder au Suivi Comportemental des destinataires de votre message. Les informations de consultation (ouvertures, clics, désabonnements) vous sont présentées sous forme de rapports et de statistiques.

    Onglet Destinataires



    Sarbacane 3 gère nativement le format texte puisque lors de l'envoi le logiciel lit votre fichier destinataires ligne par ligne. Ainsi, l'importation d'une base de données de type Access, Excel, dbase (etc.) est précédé d'une conversion préalable de la base au format texte et de la création d'un fichier Recipients.txt dans le sous-dossier Recipients du dossier associé à la campagne active.

    Remarque : Sarbacane 3 vous permet d'importer le Carnet d'adresses Windows et le Carnet d'adresses Outlook notamment, sans passer par la fonction export de ces mêmes logiciels. Cela vous permet d'obtenir rapidement une sélection des cinq champs les plus utiles de ces carnets.

    Liste de contacts


    Pour charger la liste des destinataires de votre message, cliquez sur l'onglet Destinataires, puis sur le bouton Sélectionner les contacts de la barre d'outils.

    Une boîte de dialogue vous permettant de choisir le type de base apparaît.



    Cliquez sur :

    - Fichier texte si votre base est au format .txt.

    - Base SQL/MySQL si vous souhaitez exploiter des enregistrements d'une base de données de ce type (Voir plus bas).

    - Base de données si vous souhaitez exploiter les données d'un autre fichier type base de données (Excel, Access, dbase...). Pour ce choix, il vous faudra choisir le format spécifique de votre base de données dans une fenêtre annexe.

    - Carnet d'adresses Windows si vous souhaitez exploiter vos contacts Windows (utile pour les utilisateurs de Outlook Express).

    - Carnet d'adresses Outlook si vous souhaitez exploiter les contacts de votre messagerie Microsoft Outlook.

    - A partir d'une archive si vous souhaitez exploiter les contacts d'une campagne existante et archivée.

    - Gestionnaire de contacts si vous souhaitez exploiter des contacts depuis l'outil de gestion CRM intégré au logiciel.

    Lors du chargement ou de l'importation d'un fichier destinataires, Sarbacane 3 localise automatiquement le type de séparateur utilisé (virgule, point-virgule ou tabulation), et identifie les champs de votre base (E-mail, prénom, nom, adresse, téléphone, URL, IP...).

    Sarbacane 3 vous donne un accès complet à votre base.
    Vous pouvez entreprendre des modifications, des ajouts, des suppressions de lignes ou de données sur tout le fichier. Ces modifications ne seront pas apportées à votre source de départ mais à la copie de cette même source enregistrée dans le dossier recipients de votre campagne (fichier recipients.txt). Ce qui veut dire que si vous sélectionnez à nouveau la même source de destinataires, les modifications apportées sur la copie auront évidemment disparu.

    Bases SQL/MySQL

    Vous avez la possibilité d'importer votre liste de contacts depuis une base SQL ou MySQL. Sarbacane 3 vous invitera dans ce cas à renseigner les paramètres de connexion et de serveur utilisés.

    Vous pouvez alors importer une base entière ou affiner votre requête, afin de n'utiliser que les contacts qui vous intéressent.

    Sarbacane 3 peut mémoriser votre choix : cela vous permet, lorsque vous travaillez avec la même base, de récupérer de manière automatique les données éventuellement mises à jour.

    N.B : Pour utiliser MySQL, vous devez au préalable installer un connecteur disponible sur le site de MySQL à l'adresse : http://dev.mysql.com/downloads/

    Calcul de la civilité

    Si cette donnée n'est pas déjà renseignée dans votre fichier, Sarbacane 3 est en mesure de calculer la civilité de vos contacts à partir de leur prénom.

    Pour cela, votre fichier doit comporter une colonne avec les prénoms de vos contacts.
    En sélectionnant la fonction Civilité située dans le bouton Destinataires, une nouvelle colonne précisant l'une ou l'autre des valeurs Mr et Mme sera créée.

    Vous pouvez alors effectuer une indexation sur la civilité afin de constater la répartition de votre fichier selon leur sexe.

    Compléter une base de destinataires

    Sarbacane 3 permet d'importer une nouvelle base de contacts et de compléter l'actuelle liste des destinataires. Pour cela, dans l'onglet Destinataires, cliquez sur le bouton Sélectionner les contacts et choisissez le type de fichier (texte, Excel, Outlook...). Un dialogue apparaît et vous demande si vous souhaitez compléter le fichier actuel :

    - si vous répondez oui, vous choisissez de compléter le fichier actuel avec la nouvelle source de destinataires
    - si vous répondez non, vous choisissez d'effacer le fichier actuel et d'importer la nouvelle source à la place.

    Dans le permier cas, une nouvelle fenêtre s'ouvre : Sarbacane 3 détecte les en-têtes des différents champs de la base. Certains sont peut-être identiques dans les deux fichiers (nom, prénom, téléphone...), d'autres ne le sont pas ou sont plus nombreux. Vous pouvez alors très simplement les mettre en regard avec ceux de votre fichier déjà importé. Cela permet une fusion optimale des deux fichiers et une présentation propre de votre nouvelle base de destinataires dans Sarbacane 3.

    Par défaut, les champs présentés dans la liste déroulante ne peuvent pas être affectés deux fois. Mais si vous cochez la case en bas de la fenêtre, vous pourrez attribuer le même champ à plusieurs colonnes.




    L'indexation


    Indexer votre fichier de données sur les domaines, le marquafe ou la civilité revient à distribuer ses lignes en autant de groupes qu'il y a de valeurs domaines, marqués ou civilité différents.
    Chaque groupe ainsi obtenu est caractérisé par la valeur de l'index commune à toutes ses lignes et par son poids relatif dans le fichier (le nombre de ses lignes par rapport au total).
    L'indexation vous apporte de nombreuses informations.

    Indexation sur les domaines
    L'indexation sur les domaines vous permet de mesurer en un clin d'oeil la répartition statistique des noms de domaines sur votre fichier.
    Les colonnes Nbre et % vous donnent le nombre exact de lignes ayant le même nom de domaine et son pourcentage sur le total du fichier.
    De plus, grâce à la correction généralisée, une erreur commune à plusieurs lignes sur un nom de domaine (ex : wannadoo.fr) peut être corrigée en une seule fois, en apportant la correction directement dans la colonne d'indexation.
    Toutes les adresses e-mail dont les noms de domaines correspondent à celui corrigé sont instantanément modifiées.

    Indexation sur le marquage
    Cette action vous permet d'isoler toutes les lignes que vous avez précédemment marquées à l'aide des différentes fonctions de marquage.

    Indexation sur la civilité
    Une indexation sur la civilité met en valeur la répartition de votre fichier de contacts selon leur sexe. Pour effectuer cette action, votre fichier doit comporter une colonne dédiée aux prénoms des destinataires.

    Pour revenir en mode de non indexation, il vous suffit de choisir Aucune colonne dans le sous menu du bouton Indexation sur...




    Recherche avancée


    La fonction Rechercher permet de retrouver très facilement un élément de la base de destinataires (un e-mail, un nom, un prénom, un identifiant...). Pour faire apparaître la barre de recherche, cliquez sur le bouton Rechercher .



    Tapez le texte à rechercher dans la zone de saisie puis ajustez vos préférences :

    - dans : Vous pouvez choisir d'effectuer la recherche dans toutes les colonnes de la base ou la limiter à une seule en particulier.

    - type : Vous indiquez si l'élément recherché contient , est exactement , commence par , ou se termine par le texte saisi dans la zone de recherche. Expression permet de rechercher un texte en utilisant des expressions régulières.

    - action : Vous définissez l'affichage du résultat de la recherche. Sarbacane 3 peut soit sélectionner soit marquer la cellule contenant le texte recherché. Si des lignes sont déjà marquées et que vous ne voulez pas perdre ce marquage, vous pouvez choisir d'ajouter une marque : cette action marquera le résultat de la recherche, tout en gardant les marquages préalablement effectués.


    Actions sur le fichier


    Sarbacane 3 vous permet de modifier votre fichier après import. Toutes les actions sur le fichier importé n'auront aucune répercussion sur votre fichier original, celui-ci étant dupliqué et sauvegardé dans le dossier de votre campagne sur le répertoire d'installation de Sarbacane 3.

    Vous pouvez ainsi directement, via l'interface de Sarbacane 3, sans passer par un éditeur texte, ajouter ou supprimer une ligne à votre fichier en cliquant sur l'onglet Destinataire.



    De même, vous pouvez ajouter, supprimer et renommer une colonne en cliquant sur le bouton Colonne. Les noms des colonnes sont générés par défaut si le fichier ne permet pas de les détecter, grâce à l'analyse des données contenues dans les colonnes. Rien ne vous empêche bien sûr de modifier le nom d'une colonne, il suffit pour cela de vous positionner sur la colonne à renommer et de cliquer sur Propriétés de la colonne... dans l'onglet Colonne.



    Pour remplir une cellule de votre fichier, double-cliquez sur celle de votre choix et tapez votre texte.

    Pour remplir plusieurs cellules en même temps, vous pouvez utiliser la fonction indexation.

    Le menu contextuel, accessible par clic droit, vous permet d'accéder à l'édition des lignes et colonnes ainsi qu'au marquage et démarquage des lignes de votre fichier.


    Marquage et actions sur le marquage


    La gestion des marques associées à chaque ligne d'une table de données permet à Sarbacane 3 d'opérer des actions sur plusieurs lignes de cette table.

    La colonne des marques est toujours présente à gauche de la table de données et de toute vue partielle de celle-ci.

    Pour alimenter le marquage des lignes, vous disposez de plusieurs possibilités de différentes portées :

    - Le marquage individuel d'une ligne, qui s'effectue en cochant la marque correspondante à gauche.

    - Un clic droit sur la ligne à marquer, en cliquant sur Marquer la sélection. Si plusieurs lignes contiguës sont sélectionnées, elles se retrouvent toutes marquées.

    - Le marquage par les fonctions automatiques.



    Marquage par les fonctions automatiques

    Ces fonctions permettent de marquer les lignes de la base correspondant aux critères associés à la fonction choisie.

    La fonction marquage des doublons permet de marquer les adresses qui se trouvent plus d'une fois dans votre fichier. Sarbacane 3 ne laisse décochées que les adresses uniques.

    La fonction marquage des invalides permet de marquer les adresses considérées comme invalides (adresse vide, erreur de syntaxe...).

    La fonction marquage des filtrés permet de marquer les adresses de la base se trouvant dans la base de filtres d'emails ou correspondant aux critères de la base de filtres de domaines.

    Vous pouvez aussi réaliser un marquage sur les trois fonctions présentées ci-dessus en cliquant sur Toutes les règles ci-dessus .

    La fonction Nouvelle campagne à partir des marqués... permet de commencer une campagne avec pour base de destinataires toutes les lignes que vous avez choisi de marquer.

    Actions sur le marquage

    Le marquage doit aboutir sur une décision, celle de supprimer les lignes en question ou juste de les comptabiliser.

    Le nombre de lignes marquées est toujours visualisable en bas du logiciel à côté de la croix rouge.

    Pour supprimer les lignes marquées (par exemple les doublons dans votre fichier), il vous suffit, suite à l'activation d'une fonction de marquage, de sélectionner Supprimer les lignes marquées accessible dans le menu du bouton Marquer.

    Pour supprimer les lignes qui au contraire ne sont pas marquées, vous pouvez cliquer sur Inverser le marquage puis Supprimer les lignes marquées.

    Le marquage n'a aucune incidence sur l'envoi de votre campagne. Il n'est utile que pour réaliser une action de traitement sur votre base de données.


    Mode fiche


    Le mode fiche propose une vue d'ensemble des données par destinataire. Pour afficher ce mode, cliquez sur Fiche et choisissez l'endroit où vous désirez la faire apparaître.

    La fiche destinataire ainsi apparue présente les champs de la base importée dans Sarbacane 3, remplis par les données du destinataire sélectionné.

    A partir de la fiche, vous pouvez éditer, modifier, déplacer, supprimer le nom de la colonne ainsi que son contenu. Vous pouvez également ajouter un nouveau champ en cliquant sur Ajouter : Sarbacane 3 vous propose alors un large choix de champs pour alimenter votre base de données destinataires (champs Adresse, Téléphone, Commentaires...).

    Ces champs sont utilisés pour compléter votre fichier, par conséquent ils ne peuvent pas apparaître 2 fois (par exemple si le champ Téléphone est déjà présent dans votre base de destinataires, Sarbacane 3 ne vous proposera pas d'ajouter ce même champ, par contre les champs Fax et Mobile seront disponibles et pourront être ajoutés s'ils n'apparaissent pas déjà dans la base).

    La fiche destinataire est un mode de vue pratique et ordonné, une alternative à la traditionnelle présentation en tableur. Elle permet surtout d'éditer, d'enrichir, de modifier et de retrouver facilement les données de votre base de contacts.




    Gestionnaire de contacts


    Intégré au logiciel Sarbacane 3, le gestionnaire de contacts est un outil de CRM (Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client) vous permettant :

    - de visualiser, qualifier et enrichir votre base de données contacts en les réunissant dans un seul et même fichier
    - de suivre et d'analyser l'activité de ces contacts campagne après campagne
    - d'exploiter les contacts répondant à des critères précis en vue de créer une nouvelle campagne (par un système de filtres)

    Pour ouvrir le gestionnaire de contacts, cliquez sur le bouton du même nom dans la page Destinataires.

    N.B : Le gestionnaire de contacts est indépendant du logiciel Sarbacane 3. Vous pouvez y exploiter un fichier de contacts exhaustif et différent des listes de destinataires de vos campagnes e-mailing. Vous n'êtes en aucun cas obligé de passer par cet outil pour préparer les bases de destinataires de vos campagnes.



    Importer et alimenter la base de contacts

    Vous pouvez importer tous types de fichiers de contacts en cliquant sur Contacts > Importer puis en choisissant le format approprié (il s'agit des mêmes formats de fichiers acceptés par Sarbacane 3 lors de l'import de votre liste de destinataires).



    A un contact peut être associé un e-mail, un nom, un prénom, une adresse postale, des numéros de téléphone et de fax, des commentaires...
    Seul l'e-mail est obligatoire, les autres champs sont facultatifs. Vous pouvez en outre préciser pour chaque contact une appartenance à un groupe (exemple : clients / prospects / fournisseurs).

    L'alimentation de votre fichier de contacts via le gestionnaire peut se faire de différentes façons :

    - L'ajout, la suppression et l'édition manuelles de lignes de contacts (directement dans la table ou à partir de la fiche contact, que vous pouvez afficher ou cacher en cliquant sur le bouton du même nom).

    - L'ajout ou la mise à jour de lignes de contacts par sélection d'une campagne sur le disque dur.
    Un dialogue de progression s'affiche : l'ensemble des e-mails de la base de destinataires de la campagne est alors ajouté et/ou mis à jour dans la base de contacts.
    De même, les informations de Suivi Comportemental s'ajoutent à la base des contacts ou complètent celle-ci, si la campagne y était déjà connue pour les contacts concernés.

    - L'alimentation automatique : au chargement d'une campagne, la base de destinataires de celle-ci est parcourue et Sarbacane 3 met alors à jour la base de contacts du gestionnaire comme expliqué ci-dessus.

    Suivre l'activité des contacts

    Si vous avez accès au service de Suivi Comportemental, un autre intérêt du gestionnaire est de suivre l'évolution du comportement de vos contacts à la réception de vos messages.

    En effet, le gestionnaire mémorise l'activité de tous les contacts ayant été destinataires de vos campagnes sur lesquelles vous avez activé le Suivi Comportemental : leurs ouvertures, clics et désabonnements.

    Pour retrouver tout le suivi d'activité de vos contacts, affichez au préalable la fiche contact en cliquant sur le bouton du même nom, puis rendez-vous dans l'onglet Activités de la fiche.



    Filtrer et exploiter les contacts

    A partir de votre fichier constitué dans le gestionnaire, vous pouvez maintenant effectuer des requêtes précises, grâce à des filtres de sélection, sur l'ensemble des contacts. Et ce, sans avoir à ouvrir les campagnes une par une pour parcourir vos listes de destinataires ou bien encore vos résultats de Suivi Comportemental.

    Pour accéder aux filtres, cliquez sur le bouton Filtrer.



    Une nouvelle table de destinataires peut ainsi être générée, en vue d'être utilisée dans une nouvelle campagne ou d'être exportée dans le format de votre choix (texte, Excel...).
    Cliquez sur le bouton Exploiter pour choisir le type d'utilisation que vous souhaitez faire de la nouvelle vue ainsi créée.

    N.B : Le fait de mettre en évidence une liste de contacts à partir de critères définis n'affecte en rien et n'efface pas le fichier d'origine contenu dans le gestionnaire. Il ne s'agit que d'une "vue" d'une partie de votre base, affichée selon les filtres et les marquages que vous avez effectués.

    Exemple de requête possible : identifier les contacts
    - appartenant aux groupes "A" et "B",
    - ayant été destinataires des campagnes "X" et "Y" ainsi que des campagnes émises sur le mois de février 2008,
    - ayant ouvert le message au moins une fois,
    - ayant cliqué au moins sur un lien,
    - ne s'étant pas désinscrit.


    Onglet Message



    L'onglet Message vous donne accès aux éléments que verront les destinataires de votre e-mailing. En d'autres termes : l'en-tête et le corps du message.

    Sarbacane 3 a été conçu pour que vous puissiez envoyer vos messages en multi-part, c'est à dire au formats texte simple et Html. Ainsi, les clients de messagerie ne supportant pas le format Html afficheront le texte simple.

    Remarque : il existe une réelle diversité dans les clients de messagerie utilisés (Outlook, Outlook Express, Eudora, Netscape Messenger ou encore AOL, Hotmail, etc.) Il faut absolument prendre en compte cette diversité avant de choisir tel ou tel format, afin de porter au maximum vos chances d'être lu et de provoquer une réponse positive de la part du destinataire.

    Pour vous faciliter l'adaptation de votre création en HTML au mode texte, Sarbacane 3 génère automatiquement le format texte lors d'une importation de format html, mais aussi après modification grâce au bouton Convertir en texte. Libre à vous de le retoucher après génération.

    Format Html


    Pour obtenir un message au format Html, vous avez 3 solutions :

    1. Créer de toute pièce votre message grâce à l'éditeur WYSIWYG directement intégré à Sarbacane 3
    2. Copier-coller le code source d'une page Html au niveau de l'onglet Source Html
    3. Importer une page Html préalablement créée à l'aide d'un logiciel d'édition Html

    Pages Html locales / Web

    Pour importer une page Html existante, cliquez sur le bouton Importer dans la barre d'outil des onglets Editeur Html et Source HTML, puis sur Document HTML si le fichier correspondant est sur votre disque dur, ou saisissez directement son URL après avoir cliqué sur Page Web s'il se situe sur un serveur Web ou un Intranet. Vous pouvez également charger une page Html dans votre navigateur puis cliquer sur le bouton URL courante du navigateur pour l'importer.

    Une fois le fichier localisé, la page apparaît automatiquement au niveau de l'onglet Editeur Html.

    Une fois le fichier importé, il vous est possible de modifier ou supprimer le texte du message, les liens, mais aussi les images. Vous pouvez substituer un mot ou une expression par un champ de votre base de données ou encore insérer, changer une image, un lien hypertexte ou modifier l'arrière plan (couleur unie ou image)...

    Sarbacane 3 vous permet les créations les plus complexes sans aucune compétence en langage HTML.



    Editeur HTML

    Lorsque vous partez de rien pour construire votre message, l'outil d'édition HTML en mode graphique, intégré à Sarbacane 3, s'avère être d'une grande utilité.
    Découvrez chaque bouton de la barre d'outils ci-dessous (de gauche à droite et de haut en bas) :



    1) Bouton importer : vous pouvez importer un document HTML local ou une page hébergée

    2) Bouton effacer : ce bouton permet de réinitialiser à blanc la création de votre message en HTML.

    3) Bouton enregistrer : permet d'enregistrer votre message sur votre disque à un autre endroit que la sauvegarde de votre campagne. Les objets inclus seront sauvegardés sur votre disque dur, dans un dossier dédié, placé à côté de la page html.

    4) Fonction couper

    5) Fonction copier

    6) Fonction coller

    7) Permet l' annulation d'une modification

    8) Permet la réinsertion d'une modification

    9) Bouton convertir en mode texte

    10) Insertion d'un champ de la base de données

    11) Insertion d'une référence de substitution

    12) Impression de votre document HTML

    13) Aperçu avant impression de votre document HTML

    14) Aperçu de votre message avec le logiciel de messagerie Microsoft Outlook Express (ou Windows Mail) ou avec le navigateur Microsoft Internet Explorer

    15) Choix de la taille du texte sélectionné

    16) Mise en gras du texte sélectionné

    17) Mise en italique du texte sélectionné

    18) Souligner le texte sélectionné

    19) Définir la couleur du texte sélectionné

    20) Surligner le texte sélectionné

    21) Définir une liste numérotée

    22) Définir une liste à puces

    23) Retirer une tabulation

    24) Ajouter une tabulation

    25) Aligner à gauche les éléments sélectionnés (textes, images, tableaux...)

    26) Centrer les éléments sélectionnés

    27) Aligner à droite les éléments sélectionnés

    28) Justifier les éléments sélectionnés

    29) Menu Insertion vous permettant d'ajouter dans votre document :
    - un tableau (une fenêtre de paramétrage permet de choisir le nombre de cellules, la taille, l'alignement, la bordure, le fond...),
    - une ligne horizontale,
    - un lien hypertexte (sélectionnez la zone que vous souhaitez rendre cliquable, puis cliquez sur ce bouton : vous pourrez ainsi définir l'URL de votre lien),
    - une image (une fenêtre permet de choisir votre image sur le disque et de la mettre en forme)

    30) Affichage/cache des bordures invisibles de tableaux. Cette fonction permet de visualiser les contours des cellules de votre message sans avoir à ajouter une bordure au tableau

    31) Affichage/cache des balises HTML utilisées pour la construction du message

    32) Ajout d'un fond sonore à votre message. Vous pouvez choisir parmi les sons de Sarbacane 3 ou en importer un nouveau

    33) Bouton de paramétrage des propriétés de texte et de fond de votre message en général (image, couleur)

    34) Correcteur d'orthographe et accès aux options de la fonctionnalité (règles de vérification, dictionnaires...)

    Vous retrouvez les fonctions d'édition Html de Sarbacane 3 dans un menu contextuel, activable par simple clic avec le bouton droit de la souris sur une image, une partie de texte ou autre pour l'arrière plan et la vérification des liens.

    NB : il est possible que la visualisation du message dans l'onglet Html de Sarbacane 3 ne soit pas tout à fait fidèle au message tel qu'il sera visualisé au niveau du logiciel de messagerie du destinataire. C'est notamment le cas lorsque vous utilisez des scripts de type javascript. Nous vous conseillons donc vivement de tester votre message dans Outlook Express (ou Windows Mail) et Internet Explorer à l'aide du bouton Aperçu dans... situé dans la barre d'outils de l'onglet Message.


    Liens du message


    Cette page est entièrement consacrée aux liens hypertextes de votre message. Vous avez accès à plusieurs fonctionnalités.

    Cliquez sur Vérifier les liens pour vérifier tous les liens du message. Une bille verte (lien valide) ou rouge (lien invalide) s'affiche à côté des liens vérifiés en guise de résultat.

    Sélectionnez un lien et cliquez sur Lien suivi afin d'en obtenir les informations de consultation (nécessite un accès au service de Suivi Comportemental). Vous pouvez aussi directement double-cliquer sur la case correspondant au lien dans la colonne caractérisée par la paire de jumelles.

    Sélectionnez un lien et cliquez sur Lien de désabonnement pour définir le lien de désinscription qui permettra à vos destinataires de se désabonner de vos envois et de ne plus recevoir vos prochains e-mailings. Vous pouvez aussi directement double-cliquer sur la case correspondant au lien dans la colonne caractérisée par un panneau stop.

    NB : Sarbacane 3 facilite la mise en conformité avec la loi LCEN (Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique), qui impose la mise en place d'un moyen pour les internautes de se désabonner d'un publipostage.

    Après l'envoi de votre campagne, toutes les données concernant les ouvertures, les clics sur les liens surveillés ainsi que les désabonnements, peuvent vous être présentées instantanément dans l'onglet Résultats de Sarbacane 3 sous forme de rapports détaillés et de graphiques. De nombreuses fonctions de traitement (segmentation, exportation, nouvelle campagne...) vous permettent ensuite d'étudier et d'exploiter le comportement de chacun des destinataires de votre e-mailing.
    Ce service de Suivi Comportemental est disponible à partir du pack Tracking. Vous pouvez à tout moment l'activer depuis l'interface de Sarbacane 3 en cliquant sur Mon compte Sarbacane ou sur Débrider mon Sarbacane pour les version freewares.

    En cliquant sur un lien dans la partie supérieure de la page (par exemple http://www.goto.fr), vous pouvez visualiser un aperçu de l'URL correspondante. Celui-ci s'affiche dans la partie inférieure de la page et vous permet de naviguer à l'aide des boutons Page précédente, Page suivante, Stop et Actualiser comme dans un navigateur Internet classique. Tous les liens des pages que vous visitez sont actifs et actualisés.




    Format texte


    Pour créer un message au format texte, cliquez sur l'onglet Texte dans la rubrique Message. Deux choix s'offrent alors à vous : soit vous saisissez directement votre texte dans la fenêtre prévue à cet effet, soit vous importez un texte existant. Si vous choisissez cette dernière option, cliquez sur le bouton Importer puis sélectionnez l'emplacement de votre fichier et validez. Votre texte apparaît automatiquement : vous pouvez soit le retravailler soit l'effacer complètement à l'aide du bouton Effacer.

    NB : si vous envoyez votre message en mode texte uniquement, les onglets Editeur Html, Source Html et Objets inclus ne vous seront d'aucune utilité dans la mesure où ils sont spécifiques au format Html.

    Si le message est envoyé en texte simple, certains destinataires, même s'ils ne peuvent lire le format Html, seront en mesure de visualiser et de cliquer sur des liens de type hypertexte. Ce sont les adresses commençant par http:// ou www. pouvant être reconnues par certains logiciels de messagerie.

    Si vous souhaitez pré-visualiser votre message en version texte, il vous suffit de cliquer sur les icônes Outlook Express ou Internet Explorer situées dans la barre d'outils.




    En-tête du message


    L'entête du message est le premier élément de votre message que les destinataires vont visualiser avant même de voir le contenu. La définition de celle-ci constitue donc une étape très importante.

    Les paramètres de l'entête sont définis au niveau de l'onglet Entête de la rubrique Message. Vous pouvez y retrouver un ensemble de champs, tous facultatifs mais qui ont néanmoins une grande influence sur l'efficacité d'une campagne d'e-mailing. Les champs les plus importants sont évidemment le champ "objet" et le champ "destinataire" car ce sont les informations qui vont conditionner l'ouverture du message par le destinataire.

    NB : au niveau des champs "destinataire", "expéditeur" et "réponse", vous avez la possibilité de saisir une adresse e-mail et un nom en clair. Il faut savoir que la plupart des clients de messagerie n'affichent pas nécessairement la totalité de ces informations : cela peut être soit l'une soit l'autre, soit les deux. Ainsi, par mesure de précaution, il est préférable de remplir les deux champs.

    Attention : les paramètres définis dans l'onglet "Entête" n'ont rien à voir avec les paramètres d'expédition du message. Ce sont des informations qui conditionnent uniquement l'affichage au niveau du logiciel de messagerie du destinataire et qui vont lui permettre de vous identifier mais aussi de vous répondre.

    Ainsi, pour les champs "e-mail" et "nom" du destinataire, vous pouvez :

    1. Ne rien écrire
    2. Utiliser un terme générique dans le cas d'un e-mailing non personnalisé (Ex : Chers clients, Utilisateurs du produit X...)
    3. Utiliser un champ de votre base de données dans le cas d'un e-mailing personnalisé, à partir de la fonction Insérer un champ .

    Pour gérer les retours de vos campagnes, vous avez la possibilité de saisir dans le champ Adresse de réponse l'adresse e-mail qui recevra toutes les réponses spontanées des destinataires avec éventuellement un nom (exemple : service commercial). La majorité des messages d'erreurs seront acheminés à l'adresse e-mail d'envoi définie au niveau de l'onglet Envoi.

    NB : plusieurs champs supplémentaires activables indépendamment vous sont proposés. Ces champs sont facultatifs, ils permettent d'enrichir les messages envoyés d'informations qu'afficheront ou non les messageries de vos destinataires (selon les possibilités et le paramétrage).




    Objets du message


    Lorsque vous importez un message au format Html, Sarbacane 3 importe automatiquement tous les objets liés à ce message (images, sons, javascripts...).

    Une liste de tous ces éléments accompagnés de leurs spécifications (URL d'emplacement, taille en octets) est consultable dans l'onglet Objets inclus avec possibilité de les visualiser individuellement dans une fenêtre spécifique.

    Trois choix s'offrent à vous :

    - soit vous décidez d'intégrer tous les objets dans le corps de votre message : cliquez sur le bouton Inclure tous.
    Si vous créez votre message dans l'éditeur de Sarbacane 3 ou si vous importez une page locale avec des images locales (situées sur votre disque), vous n'aurez pas d'autre choix que d'inclure tous les objets à votre message, sauf si vous disposez d'un site FTP et que vous décidez de les héberger dessus (voir plus bas).

    - soit vous souhaitez n'en intégrer que certains : double-cliquez sur les éléments souhaités dans la liste

    - soit enfin vous ne souhaitez en intégrer aucun : bouton Ne rien inclure. Dans ce cas, le message fonctionnera comme une page web, avec des liens vers des URL précises (celles des images) ; par conséquent, le destinataire devra impérativement être connecté à Internet pour visionner les éléments.

    Inclure les objets
    Dans le cas d'une intégration des objets dans le corps du message, une fois le message téléchargé, le destinataire peut le consulter autant de fois qu'il le souhaite sans le télécharger à chaque fois sur un serveur web. Il faut néanmoins prêter une attention particulière au poids de chaque élément car plus un message est lourd, plus le téléchargement est long chez le destinataire.

    Pour vous aider à optimiser votre message, lorsque vous cliquez sur l'onglet Objets, Sarbacane 3 affiche la taille de chaque objet inséré ou joint mais aussi la taille globale du message en octets (située en bas à gauche). C'est un indicateur à surveiller de près.
    Pour réduire le poids d'une image par exemple, vous pouvez utiliser le bouton Editer l'image. Cela vous permet de gérer le format et d'optimiser le poids des images de votre message, ainsi que d'effectuer des rotations ou recadrages. N'hésitez pas à utiliser cette fonction : le poids total de votre message peut être considérablement amélioré, induisant ainsi un envoi plus rapide de votre campagne.

    Attention : si les éléments de votre message Html (images, animations...) sont en local, vous n'aurez pas d'autre choix que de les inclure tous dans le corps du message.

    Hébergement des images sur un site FTP
    Exploiter un site FTP (File Transfer Protocol ou protocole de transfert de fichiers) est une bonne solution pour réduire le poids de votre message et optimiser l'envoi.
    Il s'agit d'utiliser Internet pour accéder aux images du message. Un gestionnaire de sites FTP est inclus à Sarbacane 3 : pour y accéder, cliquez sur le bouton Héberger sur un site... puis choisissez Gestionnaire de sites...

    Pour ajouter un site FTP, cliquez sur Nouveau et renseignez tous les champs avec ses paramètres (nom, adresse, utilisateur et mot de passe...). Ces données seront enregistrées dans Sarbacane 3, de sorte que vous n'ayez plus à les saisir de nouveau. Vous pouvez préciser plusieurs sites FTP ; vous pourrez alors utiliser celui de votre choix lors de la création de vos messages.




    Pièces jointes


    Vous pouvez ajouter et retirer des pièces jointes à votre e-mailing grâce à l'onglet Pièces jointes.

    Sarbacane 3 affiche, pour vous aider, le nom du fichier, son emplacement sur votre disque ainsi que sa taille en octets.
    Portez votre attention sur le poids de votre ou de vos pièce(s) jointe(s), car celle(s)-ci augmente(nt) directement le poids total de votre message et influe(nt) donc sur le temps d'envoi de votre campagne.




    Substitutions


    La substitution est une forme avancée de la personnalisation. Cette fonction vous permet d'utiliser un contenu défini en fonctione de critères caractérisant vos contacts.

    Ainsi, vous pouvez afficher automatiquement le contenu "Chère Madame" lorsque la civilité du destinataire est "Madame" (ou "Mme"), ou encore un bloc de texte précis selon que votre contact est un client ou un prospect.

    La création d'une référence de substitution dynamique se fait en 4 étapes :

    1) Dans l'onglet Substitutions cliquez sur Références > Ajouter et choisissez un libellé permettant de l'identifier facilement.

    2) Cliquez ensuite sur Editer les contenus afin de définir les différents textes possibles se rapportant à votre référence et que vous souhaitez faire apparaître dans votre message.
    Vous pouvez éditer un seul ou plusieurs contenus, selon votre besoin de personnalisation et la diversité des critères caractérisant vos contacts.
    Entrez un libellé pour chaque contenu édité (nous vous conseillons de le choisir court et précis afin de vous repérer rapidement dans vos critères de substitution).

    3) Cliquez enfin sur Editer les règles afin de créer des conditions OU / ET pour vos références de substitution.

    4) Dans le contenu du message, vous pouvez alors insérer votre référence de substitution à l'endroit désiré.
    Lorsque vous enverrez votre campagne, Sarbacane 3 remplacera automatiquement le champ de substitution par les contenus que vous avez édités précédemment.

    NB : Pour visualiser le résultat de votre personnalisation avant l'envoi définitif, sélectionnez la ligne du contact de votre choix dans l'onglet Destinataires puis cliquez sur le bouton Aperçu dans... situé dans la barre d'outils de l'éditeur HTML (votre liste de destinataires doit comporter au moins une entrée pour que Sarbacane 3 puisse afficher les champs de personnalisation dans l'aperçu).

    Voici un premier exemple de fonctionnement de la substitution dynamique dans Sarbacane 3 :

    Dans le référentiel de texte, on trouve une entrée "Civilité" comprenant 3 contenus différents :
    - "Monsieur" contient le texte "Cher Monsieur"
    - "Madame" contient le texte "Chère Madame"
    - "Mademoiselle" contient le texte "Chère Mademoiselle"

    Dans les règles on trouve :
    - "Monsieur" : Si "Champ_1" est "Mr"
    - "Madame" : Si "Champ_1" est "Mme"
    - "Mademoiselle" : Si "Champ_1" est "Melle"

    Dans le corps du message on trouve :
    - {ref_Civilité}

    Dans le message final on verra :
    - Ligne Destinataire 1 : "Champ_1" est "Mr"
    {Ref_Civilité} est remplacé dans le message par le texte "Cher Monsieur"
    - Ligne Destinataire 2 : "Champ_1" est "Mme"
    {Ref_Civilité} est remplacé dans le message par le texte "Chère Madame"
    - Ligne Destinataire 3 : "Champ_1" est "Melle"
    {Ref_Civilité} est remplacé dans le message par le texte "Chère Mademoiselle"

    Voici un second exemple de fonctionnement de la substitution dynamique dans Sarbacane 3 :

    Dans le référentiel de texte, on trouve une entrée "Statut" comprenant 2 contenus différents :
    - "Client" contient le texte "Accédez à votre espace client et découvrez nos offres spéciales."
    - "Prospect" contient le texte "Découvrez tous nos produits en visitant notre site Internet."

    Dans les règles on trouve :
    - "Client" : Si "Champ_1" est "1"
    - "Prospect" : Si "champ_1" est "2"

    Dans le corps du message on trouve :
    - {ref_Statut}

    Dans le message final on verra :
    - Ligne Destinataire 1 : "Champ_1" est "Client"
    {Ref_Civilité} est remplacé dans le message par le texte "Accédez à votre espace client et découvrez nos offres spéciales."
    - Ligne Destinataire 2 : "Champ_1" est "Prospect"
    {Ref_Statut} est remplacé dans le message par le texte "Découvrez tous nos produits en visitant notre site Internet."




    Onglet Filtres



    L'onglet Filtres regroupe les listes d'e-mails qui ne seront pas utilisés lors de vos envois de campagnes avec Sarbacane 3.

    Vous y retrouvez donc :

    - d'une part, les listes noires (blacklists) d'e-mails ou de domaines
    - d'autre part, les NPAI (adresses erronées ou plus utilisées).


    Listes noires


    Si vous souhaitez que certains destinataires ou domaines soient exclus de vos campagnes e-mailing, Sarbacane 3 vous offre la possibilité de créer une ou plusieurs liste(s) noire(s) d'adresses qui seront exclues de tous vos envois. Ces listes sont en quelque sorte des filtres de sécurité qui vous permettent de ne pas contrôler systématiquement votre liste de destinataires avant l'envoi des messages. Vous pourrez par exemple importer la liste de toutes les personnes qui ne souhaitent plus recevoir d'e-mails de votre part s'ils figurent encore dans votre base.

    Par défaut, une liste noire d'e-mails et une liste noire de domaines sont prévues dans Sarbacane 3. Cependant, vous pouvez gérer plusieurs listes et choisir lesquelles vous souhaitez utiliser pour chaque nouvelle campagne.

    - Pour créer une liste noire, cliquez sur le bouton Ajouter / Supprimer et donnez-lui un nom.
    - Pour éditer une liste noire, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton Editer ; l'ajout et la suppression de données peut se faire manuellement à l'aide du bouton Ajouter / Supprimer ou à partir d'un fichier en cliquant sur le bouton Fichiers... puis sur Importer.

    Il est possible d'étendre la restriction à un ou plusieurs noms de domaines en particulier : toutes les adresses e-mail se rapportant à ce domaine seront alors automatiquement exclues de l'envoi. Pour cela, il vous suffit d'éditer une liste noire de domaines et d'ajouter un par un les domaines à exclure. Vous pouvez également importer directement un fichier de noms de domaines par le menu du bouton Fichiers... > Importer.

    Tout comme le fichier de destinataires, les adresses e-mail et noms de domaines enregistrés dans l'onglet filtre peuvent être marqués.

    Liste noire automatique
    Si vous avez activé le Suivi Comportemental de votre campagne, Sarbacane 3 vous propose d’alimenter automatiquement votre liste noire des destinataires avec les personnes ayant cliqué sur le lien de désabonnement de votre message. L’adresse électronique de ces personnes est alors ajoutée dans la colonne Email de l’onglet Filtres.

    NB : Sarbacane 3 facilite la mise en conformité avec la loi LCEN (Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique), qui impose la mise en place d'un moyen pour les internautes de se désabonner d'un publipostage.

    Cette option vous propose également d'afficher une page de désinscription sur laquelle vont être dirigées les personnes ayant cliqué sur le lien prévu à cet effet.
    Trois types de désabonnement sont possibles et plusieurs couleurs de fond sont proposées et visualisables en cliquant sur le bouton Aperçu.




    NPAI / e-mails en erreur


    Les NPAI (pour N'habite Pas à l'Adresse Indiquée) sont, comme pour le courrier postal, les adresses e-mails qui sont soit incorrectes, soit inutilisées. Elles reviennent donc en erreur et sont automatiquement détectées par Sarbacane 3.

    Il n'est donc plus utile d'écrire à ces adresses, d'autant que cela affecte l'efficacité de vos envois.

    La collecte des NPAI peut se faire de différents façons :

    - via un compte POP3 : précisez les données de votre compte dans le gestionnaire de compte POP intégré à Sarbacane pour que celui-ci puisse se connecter directement au serveur de messagerie et identifier les NPAI en analysant le contenu des e-mails.
    - par un scan du logiciel Microsoft Outlook : Sarbacane 3 se connecte au compte et identifie les NPAI en analysant la messagerie.
    - par l'import d'un fichier : une liste d'e-mails en *.txt ou *.csv, une base SQL/MySQL ou encore des fichiers messages (*.eml)
    - par le Service de Routage Professionnel : si vous avez accès et si vous utilisez cette fonctionnalité, Sarbacane 3 identifie et rappatrie directement les NPAI lors de l'envoi de vos campagnes.

    Vous pouvez à tout moment utiliser le bouton Importer pour ajouter des NPAI avec l'une des méthodes citées ci-dessus, puis éditer manuellement la liste comme bon vous semble (ajout, suppression, modification...).

    Les NPAI peuvent également être enregistrés dans un fichier ou une base de données SQL/MySQL à l'aide du bouton Exporter.




    Onglet Envoi



    Pour définir les paramètres d'envoi, procéder aux tests et à l'envoi de votre e-mailing, et suivre l'expédition de celui-ci, cliquez sur l'onglet Envoi dans la colonne de gauche.


    Définir les paramètres d'envoi


    Pour cela, cliquez sur Test / Envoi dans la colonne de gauche. Les paramètres d'envoi correspondent au premier onglet intitulé Paramètres.

    Choix du mode d'expédition
    Deux solutions s'offrent à vous afin d'expédier votre campagne e-mailing :

    - l'envoi par votre propre serveur SMTP (celui de votre Fournisseur d'Accès Internet ou celui de votre entreprise)

    Si vous choisissez d'utiliser votre propre serveur d'envoi, il vous faut renseigner les paramètres de messagerie dans les champs prévus à cet effet, c'est à dire l'adresse du serveur SMTP et l'adresse émettrice (votre adresse e-mail par défaut).
    Ces paramètres devraient normalement être détectés automatiquement par Sarbacane 3. Si tel n'est pas le cas (les utilisateurs de Outlook 2003 par exemple), saisissez ces informations manuellement (vous les trouverez au niveau des paramètres de votre client messagerie) directement dans les champs correspondants. Ces informations sont obligatoires : sans elles, vous ne pourrez effectuer aucun envoi ni aucun test.
    Dans le même espace, vous avez la possibilité de définir en cliquant sur Propriétés... un temps d'attente maximum de réponse du serveur en secondes. La valeur par défaut est 60 secondes (à adapter suivant les capacités de votre serveur).

    - l'envoi par le Service de Routage Professionnel (SRP) utilisant les serveurs de GOTO Software

    Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez au préalable disposer de crédits de routage que vous pouvez à tout moment acquérir depuis votre espape client sur le site web de Sarbacane 3.
    Ce Service de Routage Professionnel repose sur une infrastructure spécifiquement étudiée pour accélérer et optimiser la délivrabilité de vos campagnes e-mailing.
    En choisissant cette option, vous déléguez entièrement le routage de vos e-mails et vous évitez les risque de blacklistage, filtrage, voire blocage d'accès par votre fournisseur.
    Votre solde de crédits disponibles est affiché en haut de la fenêtre du logiciel.

    Pour en savoir plus sur le Service de Routage Professionnel.

    Suivi Comportemental
    Si vous avez acquis un pack Sarbacane 3 incluant l'aacès au service, vous avez la possibilité d’effectuer le Suivi Comportemental de vos e-mailings.
    Cette option vous permet de mesurer l’impact de vos campagnes et le comportement des destinataires, en détectant les ouvertures de l’e-mail, les clics sur les différents liens du message et les désabonnements.

    Pour activer le Suivi Comportemental des destinataires de votre message, cochez la case Effectuer le suivi de cette campagne.
    Si vous ne souhaitez pas réaliser de Suivi Comportemental sur une campagne, décochez la case.

    Choisissez ensuite le type de désabonnement que vous souhaitez. Trois possibilités s'offrent à vous :

    - Désabonnement direct par une page de votre site web : vous indiquez, dans la page Liens de l'onglet Message, l'URL de la page à afficher pour la prise en compte des désabonnements (une page de votre site Internet par exemple).
    - Désabonnement direct par une page de confirmation Sarbacane 3 : afin de vous simplifier la gestion des désinscriptions, Sarbacane 3 vous propose d'utiliser une des différentes pages dédiées confirmant la prise en compte des désabonnements. Choisissez cette option si vous n'avez pas de site web ou si vous désirez utiliser une page proposée par Sarbacane 3. Plusieurs types et couleurs de pages sont disponibles.
    - Désabonnement indirect par une page de confirmation puis de validation Sarbacane 3 : comme pour le désabonnement direct par une page de Sarbacane 3, vous avez le choix d'utiliser une page de désabonnement, mais celle-ci demandera aux personnes souhaitant se désabonner de confirmer leur action.

    Plusieurs couleurs de fond sont proposées et sont visualisables en cliquant sur le bouton Aperçu.

    NB : Sarbacane 3 facilite la mise en conformité avec la loi LCEN (Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique), qui impose la mise en place d'un moyen pour les internautes de se désabonner d'un publipostage.

    Pour en savoir plus sur le service de Suivi Comportemental.

    Cadencement de l'envoi
    Afin d'expédier des messages personnalisés, Sarbacane 3 va effectuer, pour chacun des messages (un par destinataire), une substitution des champs de personnalisation à partir des données associées au destinataire dans la base. La préparation effectuée, le message est alors envoyé au serveur SMTP qui distribue le message vers le destinataire.

    Attention : durant le processus d'expédition, en apparence les e-mails partent chez leur destinataire. En réalité, ils sont d'abord stockés au niveau de votre serveur ou celui de votre fournisseur d'accès qui se charge alors de les transmettre au fur et à mesure vers les destinataires finaux.

    Veillez donc à ne pas saturer le serveur et paramétrez les envois en fonction de ses capacités.

    Vous pouvez stopper l'émission ou encore programmer une pause d'une durée définie à partir d'un certain nombre de messages envoyés.

    Autres fonctionnalités
    Vous retrouvez dans cette rubrique la possibilité d'ajouter :

    - une signature, que vous pouvez éditer (dans la version d'évaluation du logiciel, la signature Sarbacane 3 est forcée)
    - une copie de votre e-mailing permettant aux destinataires ne visualisant pas correctement le message dans leur logiciel de l'afficher sur une page web.

    Cette deuxième fonctionnalité nécessite que vous renseignez un site FTP qui hébergera votre message.
    Pour ajouter ou gérer ces sites FTP, cliquez sur le bouton Editer les paramètres.




    Test et envoi de l'e-mailing


    Vérification du contenu
    En cliquant sur le bouton Vérifier le contenu, Sarbacane vous propose de soumettre un exemplaire de votre message et de tester sa légitimité face aux filtres antispam classiques installés chez les destinataires.

    Adresses de test
    Les tests du message peuvent s'effectuer à partir de l'onglet Test / Envoi. Vous pouvez effectuer un test sur une ou plusieurs adresses. Les adresses utilisées se trouvent dans la liste présentée. Vous pouvez y ajouter ou y supprimer des e-mails respectivement à l'aide des boutons Ajouter et Supprimer.

    Vous pouvez alors tester votre message en choisissant Envoyer sur les adresses de test puis en appuyant sur le bouton Envoyer !

    NB : Sarbacane 3 vérifie si cette adresse figure ou non parmi la liste des destinataires de l'onglet Destinataires ; si tel est le cas, les informations de la base de données seront utilisées pour la personnalisation du message si celui-ci contient des champs de fusion.

    Une fois les tests effectués, vous pouvez envoyer le message à tout votre fichier.

    Pour ne pas comptabiliser plusieurs fois les résultats relatifs aux envois en test de la campagne, cochez la case Réinitialiser les résultats pour les e-mails de test lors de l'envoi de la campagne.

    Envoi de l'e-mailing

    Trois modes d'envoi sont possibles :

    - L'envoi en test : pour effectuer des tests sur quelques adresses avant l'envoi définitif
    - L'envoi normal : pour lancer la campagne immédiatement sur tout le fichier avec les paramètres définis
    - L'envoi différé : pour programmer une date et une heure d'envoi ultérieures (vous êtes alors redirigé vers la page de suivi d'envoi et un décompte est lancé)

    NB : Notez que le mode différé nécessite que Sarbacane 3 reste ouvert jusqu'à ce que l'envoi soit effectué. Pour le stopper, cliquez sur le bouton Interrompre (pour effectuer une modification dans le message ou dans vos paramètres, ou bien encore pour changer la date ou l'heure d'envoi).

    Si la connexion est stoppée accidentellement ou volontairement, vous pouvez reprendre là où le logiciel s'est arrêté. Pour cela, il vous suffit de cliquer à nouveau sur le bouton Envoyer ! Le bouton Réinitialiser l'envoi (désactivé tant que la campagne n'est pas complètement émise) permet de recommencer l'envoi à zéro sans tenir compte des adresses traitées. Les adresses traitées sont représentées dans les onglets Destinataires et Résultats par une icône de petite enveloppe et cadenas.

    NB : Nous vous recommandons d'utiliser la réinitialisation de l'envoi avec vigilance. Elle a un intérêt lorsque vous souhaitez relancer un message quasi identique vers les mêmes destinataires. Vous pouvez ainsi utiliser la même campagne et réinitialiser la sécurité sans avoir à reconstruire entièrement votre campagne.




    Suivi de l'envoi


    En haut de la page figure la session d'envoi de votre campagne, et juste en dessous se trouve un espace répertoriant les actions réalisées par Sarbacane 3.

    Vous avez la possibilité de stopper à tout moment l'émission de la campagne en cliquant sur le bouton Interrompre ou bien de marquer une pause à l'aide du bouton Suspendre (dans ce cas, cliquez sur le bouton Reprendre pour poursuivre l'envoi).



    Typologie des messages d'erreurs
    Lorsque vous envoyez des e-mails avec Sarbacane 3, ces derniers ne sont pas acheminés directement chez le destinataire. Ils transitent tout d'abord par le serveur SMTP de votre fournisseur d'accès qui contrôle la validité de chaque adresse e-mail (erreur d'écriture, signes invalides...) et établit ce que l'on appelle une résolution DNS qui permet de vérifier que le nom de domaine de l'e-mail existe bien. Ensuite le message est acheminé vers le serveur de messagerie du destinataire qui contrôle que le destinataire existe réellement.

    Durant ce processus, il se peut que plusieurs cas d'erreur se présentent. Ils sont de quatre sortes et ont pour effet l'envoi d'un e-mail à l'adresse que vous avez définie dans les paramètres d'envoi.

    - 1er cas de figure : votre serveur SMTP ne reconnaît pas l'adresse e-mail, soit parce qu'elle comporte des signes invalides comme un espace ou une apostrophe, soit parce qu'elle ne comporte pas de signe @ .

    - 2ème cas de figure : lors de la résolution DNS, votre serveur SMTP ne reconnaît pas le nom de domaine et considère qu'il n'existe pas.

    - 3ème cas de figure : le message est bien transféré au serveur de messagerie du destinataire, c'est à dire que le nom de domaine (nom.fr par exemple) existe bien. Par contre, l'identifiant du destinataire (situé avant le signe @ ) n'est pas reconnu et déclaré inexistant ou hors service.

    - 4ème cas de figure : le destinataire filtre ses e-mails par expéditeur, taille ou type de message. Il y a donc automatiquement un retour à l'envoyeur.


    Service de routage


    Si vous avez accès au SRP et que vous avez choisi ce mode pour envoyer votre campagne, une nouvelle page Routage s'affiche après la fin de la procédure d'envoi.
    Vous êtes automatiquement redirigé vers cette page après avoir suivi le déroulement de l'envoi.

    Vous pouvez y consulter en temps réel l'état de traitement de l'envoi de votre campagne par nos serveurs, qui mettent à jour les données dans Sarbacane toutes les 2 minutes environ. Vous pouvez également à tout moment cliquer sur le bouton Rafraichir les informations.




    Onglet Résultats



    L’onglet Résultats vous donne accès au Suivi Comportemental de vos campagnes.

    Le service de Suivi Comportemental est un add-on au logiciel Sarbacane 3. Cette option permet de suivre, instantanément et directement dans l'interface de Sarbacane 3, le comportement de vos destinataires tout au long de vos campagnes.

    Cet onglet est divisé en deux espaces : dans la partie supérieure sont réunies toutes les données relatives aux trois onglets Comportements individuels, Carte de France et Statistiques de la campagne, dans la partie inférieure figurent les adresses URL des liens du message que vous avez choisi de surveiller et le nombre d’actions (évènements) effectuées par les destinataires.


    Liens surveillés


    L’espace de travail en bas répertorie les adresses des liens sur lesquels est effectué le Suivi Comportemental, ainsi que le nombre d’actions distinctes (nombre d'évènements) réalisées par l’ensemble des destinataires du message sur ces liens.



    Pour procéder au Suivi Comportemental de votre campagne, il vous faut tout d’abord déterminer les liens du message que Sarbacane 3 va devoir surveiller. Pour cela, rendez-vous dans la page Liens de l’onglet Message, puis positionnez-vous sur le(s) lien(s) souhaité(s) et cliquez sur le bouton Lien suivi.

    NB : Vous pouvez préciser un lien de désabonnement. Pour cela, positionnez-vous sur le lien choisi (toujours dans la page Liens de l'onglet Message) et cliquez sur le bouton Définir comme lien de désabonnement. Une croix apparaît alors devant l’URL en question pour illustrer le lien de désabonnement.

    Notez que la fenêtre du bas concernant les liens surveillés de votre campagne reste visible par défaut, afin de mieux vous repérer et associer immédiatement les numéros de liens aux URL complètes.
    Toutefois, vous pouvez en réduire ou en augmenter la taille en positionnant la souris entre les deux cadres de données et en ajustant la hauteur.
    Pour réduire complètement cette fenêtre, cliquez sur la flèche bleue située au-dessus de la colonne évènements.


    Comportements individuels


    Dans cette fenêtre, Sarbacane 3 affiche tous les destinataires à qui a été envoyée la campagne, ainsi que les données de personnalisation éventuellement associées (nom, prénom, numéro de client…), et ajoute des colonnes de Suivi Comportemental.

    Ces colonnes, dédiées aux différentes actions possibles sur le message (rapport d'émission, ouvertures, clics, désabonnements), permettent de visualiser instantanément les événements réalisés par les destinataires.



    Bouton Télécharger



    Un clic sur le bouton Télécharger vous permet de rapatrier les dernières données comportementales détectées par Sarbacane 3. Les ouvertures, clics et désabonnements effectués par les destinataires de votre message depuis le dernier rafraîchissement sont actualisés et pris en compte dans les calculs des statistiques de suivi. Sarbacane 3 recalcule et remet en forme tous les rapports de résultats (tableaux et graphiques) pour toute la base de destinataires.

    Evénements



    Envoi
    Un petit cadenas jaune vous assure que votre message a bien été envoyé à son destinataire par Sarbacane 3. Le cadenas est fermé pour indiquer que le destinataire est verrouillé : l’e-mail ne pourra pas être traité une seconde fois pour l’envoi de la même campagne, à moins d’en réinitialiser volontairement la sécurité.

    NB : Bien que le message ait été envoyé par Sarbacane 3, le cadenas jaune ne signifie pas pour autant que le message a été ouvert ou lu par son destinataire. D’a