1. Constituez votre liste de diffusion

En collectant les adresses électroniques contenues en vrac sur votre PC, qui regorge d'e-mails non utilisés et surtout non exploités ;

En important des fichiers de contacts que vous pourrez retravailler, nettoyer et restructurer dans CheckListe.

Cette synthèse doit bien être différenciée d'une collecte qui pourrait être qualifiée de "sauvage" sur Internet. Il s'agit bien de synthétiser les adresses e-mail déjà présentes sur votre PC, que ce soit dans vos dossiers, dans le carnet d'adresses de votre logiciel de messagerie ou dans votre logiciel de messagerie lui-même. En aucun cas vous ne pourrez, avec CheckListe, aller recueillir des adresses e-mail sur des forums ou divers sites Internet.

2. Vérifiez et corrigez les adresses e-mail

Pour vérifier les adresses e-mail, CheckListe procède par étapes successives.

Vérification hors-connexion : analyse syntaxique (et éventuellement correction) de l'adresse e-mail et filtrage des e-mails indésirables.

Vérification en ligne de l'existence d'un serveur SMTP(1) dans le domaine(2) et, lorsque c'est possible, de l'existence de la boîte aux lettres.

(1) C'est le serveur de messagerie, aussi appelé serveur SMTP, par lequel transitent tous les courriers électroniques envoyés depuis votre poste de travail.
(2) Le domaine est la partie qui apparaît à droite du caractère @.

3. Supprimez les doublons

Il est essentiel d'éliminer tout doublon avant l'envoi de votre e-mailing, puisqu'il n'est pas très acceptable d'envoyer deux fois le même e-mail à la même personne. CheckListe vous permet de comparer plusieurs fichiers entre eux et de marquer leurs doublons, selon un ou plusieurs critères de votre choix. Dans le cas où deux lignes possèdent des doublons sur certains critères, mais parallèlement indiquent une information que l'autre ligne ne contient pas, CheckListe propose la fusion des lignes en double.

4. Créez des profils de prospects ou clients pour mieux cibler vos e-mailings

CheckListe est l'outil idéal pour segmenter votre fichier de prospection, grâce à la fonction d'index. Indexer une table de données selon un critère revient à "distribuer ses lignes en autant de groupes qu'il y a de valeurs différentes du critère".
Prenez, par exemple, un fichier de clients dans lequel est précisé le nom des produits achetés par chaque client. CheckListe permet de segmenter ce fichier en autant de groupes que de produits achetés. Vous pouvez alors créer plusieurs e-mailings différents et mieux ciblés, pour proposer à vos clients des produits complémentaires à ceux qu'ils ont précédemment acheté.

5. Gérez plusieurs fichiers d'e-mailing : identifiez des éléments communs entre plusieurs listes, fusionnez plusieurs fichiers de formats différents, etc...

L'opération de croisement permet le marquage ou le démarquage de lignes communes entre deux tables ouvertes dans CheckListe : la table initiale T1, et la table qui va servir de comparaison T2. L'opération est utile partout où il s'agit de mettre en évidence les mêmes éléments présents dans des contextes différents, comme la part de prospects transformés en clients, les internautes abonnés à plusieurs lettres d'information en même temps, les produits achetés ensemble selon le jour de la semaine, etc.

La fusion permet d'ajouter à une table de données les lignes d'une autre, également ouverte à l'écran dans CheckListe. Cela facilite grandement la constitution d'une base d'adresses e-mail quand celles-ci sont contenues dans différents dossiers éparpillés sur votre PC.

6. Créez vos listes noires, gérez les désinscriptions à vos newsletters ou offres commerciales

Devant la recrudescence des spams (ou e-mails indésirables) qui polluent nos boîtes aux lettres, la législation autour de l'e-mailing s'est renforcée (voir chapitre sur la loi LCEN). Cette législation insiste sur le consentement préalable donné par la personne dont vous allez vous servir de l'adresse e-mail pour lui envoyer une newsletter ou une offre commerciale, mais aussi sur la possibilité pour chacun de vos destinataires de se désinscrire, et ainsi refuser tout envoi futur d'informations par e-mail.

CheckListe vous permet de créer et de gérer vos listes noires ainsi que les désinscriptions après chaque e-mailing.

7. Exportez vos fichiers vers un dossier, une base de données, le carnet d'adresses ou Sarbacane, le logiciel d'e-mailing de Goto Software

Vous pouvez exporter les données travaillées avec CheckListe vers d'autres applications bureautiques, utilisant des formats spécifiques. Le choix qui vous est présenté dépend des applications installées sur votre ordinateur.

Vous pouvez ainsi :

Exporter vers le carnet d'adresses (en ajoutant des données ou en remplaçant la totalité de votre carnet),

Exporter vers un fichier ou une base de données (.txt, .xls, .csv, .dbase, .access, .pardox, etc…),

Exporter directement vers Sarbacane, le logiciel d'e-mailing de Goto Software.